「即戦力人材をスピーディーに確保できる」「業務量に合わせて人員を増減できる」「急な欠員にも対応できる」など、企業側にとってもメリットが大きい人材派遣。今、クリエイティブ業界でも導入する企業が増えています。実際、エン派遣発表の6月度派遣時給では「クリエイティブ系」職種が過去最高を記録するなど、数字上での活況具合が確認できます。
そこで今回は、初めて人材派遣を使う場合のフローと、注意すべきポイントをご紹介します。
【1】業務内容から「求める人物像」を整理する
クリエイティブ業界によくありがちなのが「忙しいからとりあえず人を増やそう」。見切り発車で派遣スタッフを迎え入れるのは、典型的な失敗の元となります。
自由度の高い人材派遣とはいえ、「今日はもう業務がないから、終業時間前だけど帰っていいよ」ってことはできませんし、「じゃああれも」と何でもお任せできるわけでもありません。
人材派遣を利用する前に、業務内容の全体を把握し、どの業務を切り出して派遣スタッフに任せるのかをきちんと決めておくことが大切です。そこが固まると、必要な人数や契約期間、終業時間、求めるスキル・経験などの条件が固まってきます。
派遣会社に連絡する時は、ざっくりとでも構いませんので、あらかじめ人材派遣利用の計画を立て、「どのような業務をお願いするか」を整理してからにしましょう。そうすると、その後の流れがスムーズに進みます。
【2】派遣会社を選ぶ
オーダー内容が決まったら、次に派遣会社の選定に入ります。
実はここが意外と難関です。派遣会社を探すのはインターネットを使えば簡単ですが、おそらく最初は絞り込むのに苦労するでしょう。
派遣会社を決めるポイントは、各社の得意分野を見ること。会社によって、「オフィスワークが得意」「機械系の人材が充実している」など、様々な特徴があるものです。看護・介護職、保育士、デザイナー・クリエイターなど、専門職に特化した人材を囲っている派遣会社も増えてきています。
また、一言に「クリエイティブ」と言っても、「グラフィック」が得意なのか、あるいは「映像」や「ゲーム」が得意であるなど、より得意ジャンルが細分化されていることもあります。
専門職の人材を必要としている場合は、このように派遣会社をうまく活用するとよいでしょう。
求人情報を見てみるのも一つの手。求める人材に近い求人がある派遣会社は、マッチング度の高い人材を多くプールしている可能性が高い、ということになります。
【3】営業担当との打ち合わせを行う
何社か派遣会社を絞り込んだら、問い合わせをして営業担当と打ち合わせをします。
複数の派遣会社と打ち合わせする場合、各社の営業の対応力を見極めることも重要になります。
簡単な条件面の話をしただけで、すぐに人材を手配しようとする営業はオススメできません。いくら料金が安くて対応がスピーディーでも、きめ細やかなヒアリングがない場合はミスマッチ人材を紹介されるなど、後々にタイムロスや余計なコストが生じる可能性が大。社内の状況や募集背景、依頼したい業務内容などを丁寧かつ詳細にヒアリングしてくれるかどうかをきちんとチェックし、フォローの手厚い営業がいる派遣会社を選びましょう。
派遣会社の営業は、つまりは「採用コンサルタント」です。募集背景から細かくヒアリングし、最適な派遣の活用方法を検討してくれる営業は信頼できると言えるでしょう。
また、特に人材派遣の場合、派遣スタッフを採用できたから終わりではありません。
派遣スタッフのフォローや困ったことが発生した際の窓口でもある営業担当とは、長い付き合いになる可能性が高いです。それだけに会社名だけでなく、営業担当との相性も考慮すべきです。
【4】派遣スタッフの受け入れ準備をする
派遣会社に依頼をしたら、自社で派遣スタッフの受け入れ準備も行います（派遣会社の選定と同時進行、もしくはその前にやっておいても構いません）。
まずやらなければいけないのは、派遣スタッフを迎え入れる現場の責任者と指導係を決めること。派遣スタッフに指示を出す役割や、現場の監督や進捗管理を行う役割の分担が明確になっていないと、せっかく入った派遣スタッフが宙ぶらりんの状態になってしまい、うまく稼働させられない可能性が高まるからです。
クリエイティブ現場の場合、ディレクターが責任者・指揮命令者を担当することが多いです。基本的には制作のプロジェクトにおけるチーム体制と同じです。ただし、ディレクターが多忙な際や外出の際に、「誰に相談・報告」をすべきかを決めておいた方がよいでしょう。
また、複数の営業から五月雨的に依頼が入るという体制もあります。このような場合は、やはり相談窓口を明確にするのと、全体の業務量・進捗の把握を社員、もしくはシステムで担保ですべきです。
なお、派遣スタッフが初日からスムーズに仕事を始められるように、PCのセットアップや、資料・オリエンテーションの準備などもしておきましょう。
これは意外とありがちな件です。
せっかく来たのに自分のPCが用意されていない。現場で指示を出す人が出社しておらず、しばらく待機。そんな状態では、派遣スタッフのモチベーションは下がる一方です。「優秀な人なら理解力も早いし、テキパキ動いてくれるから大丈夫だろう」などとは思いがちですが、即戦力人材を迎え入れるときほど初日の準備には力を入れてください。
【5】稼働開始後のケアも大切
優秀な人材を派遣スタッフとして迎え入れ、実際に稼働が順調にスタートしても、そこで「もう大丈夫」と気を抜いてはいけません。都度、仕事の進捗を確認したり、不明点がないかヒアリングしたりと、要所要所のケアを怠らないようにしましょう。
いくら経験豊富な人材が来たとしても、その人があなたの会社で働くのは初めてです。いままで勤めてきた制作会社などとは仕事の進め方が違う可能性もあります。業務だけでなく企業の文化にも慣れるまでは、手厚めにフォローをするのがコツです。
また、同様に派遣会社の営業担当とも、派遣スタッフの状況・評価を共有するのも大事です。場合によっては、直接派遣スタッフには言いづらい業務の改善事項などを、営業担当経由で伝えてもらうようにした方が円滑な場合もあります。
コストパフォーマンスの高い稼働をしてもらうために、また、せっかくご縁のあった派遣スタッフに気持ちよく働いてもらうために、受け入れ前はもちろん、受け入れ後の対応もしっかり行いましょう。
これらの点をふまえて、ぜひクリエイター派遣を有効活用してください。
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