PowerPoint活用術・資料作成のコツ

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Powerpoint/パワーポイント。
昔は出力して紙で、今はノートPCやタブレットにデータを入れて。今も昔も営業時やプレゼン時に欠かせない営業ツールです。
クライアントの記憶や手元に残る重要な営業資料をどのように作成すればより効果的なのか、頭を悩ませている営業マンも多いかと思います。
営業に成功している企業はどのような取り組みをしているのでしょうか。

 

営業力の強い企業に共通する”手段”

○パワーポイント作成に必要な3要素

「パワーポイント 作り方 コツ」などで検索すると、非常に多くの情報がヒットします。
各コンテンツによってコツやポイントが5だったり7だったり10だったりするのですが、つまるところ、『パワーポイントを使いこなすスキル』『納得性のあるデータ・テキスト』『見やすくかつインパクトを残すデザイン力』の3つに分類されます。

・そもそもパワーポイントの操作がわからなければ資料も提案書も作れません
・また、説明資料やプレゼン資料には納得性のあるデータは必須です
・その上で、わかりやすく、それでいて他社とは違うインパクトを残すデザイン性が必要になります

効果的な資料作成は『スキル』×『データ』×『デザイン』です。
(もちろん、実際の運用時には、『説明する・プレゼンする』といったスキルも必要ですが)

○どのように3要素を担保する?

今、営業力が強い企業が積極的に取り組んでいるのは、この3要素を「分業」することです。

営業個人で考えた場合、『パワーポイントを使いこなすスキル』は比較的習得させることはできるのですが、時間の制約という面で『納得性のあるデータ・テキスト』の準備・作成が進まないケースが往々にしてあります。
そして、何よりも難しいのが『見やすくかつインパクトを残すデザイン力』です。個々のセンスが大きく影響する『デザイン力』を勉強させ、各営業を同レベルの水準まで引き上げるのは、相当の時間と投資が必要になります。

・『データ』
現在「営業企画」や「マーケティング」部署・担当を設ける会社が非常に増えています。
インターネットの発達やIT化が進んだことで、かなり細かいデータや情報などを集めることができるようになったのも背景にあるでしょう。

逆に言えば、情報過多の現在では、他社との差別化・優位性を明らかにするには相応のデータや資料が必要な状態となっています。
人材の投資、あるいは個々の営業の専門性を高めてシェアさせるなど、何らかの施策が必要でしょう。

・『デザイン力』
細かく言えば、レイアウトのスキル・能力が必要になります。

ここ最近この『デザイン力』を、デザインの専門家であるデザイナーに任せる企業が増えています。
パワーポイントで作った資料も、会社案内やサービス案内のパンフレットなどと同じ営業ツールです。会社案内などを制作会社やデザイナーに任せるように、パワーポイントで作成する資料についてもデザイナーの手が入るようになってきています。

実際、クリエイティブ専門の人材会社である弊社へのご依頼において、一般の企業様からは「営業ツールを作るため」にデザイナーを探しているというニーズが増えている傾向にあります。

 

「パワーポイント×デザイナー」の活用方法は?

前述の通り、営業力アップのために「デザイン専任」を導入したいというニーズが高まっています。
それに合わせて、デザイナーの採用にあたってのご相談も増えています。
よくある質問・ご相談が下記の2つです。

○雇用形態をどうする?

・正社員
採用すると考えた際に、真っ先に思い浮かぶ雇用形態です。

ですが、若干ハードルは高めです。
日々営業資料を作成したり修正するなど、常に業務ボリュームが必要になります。業務量や売上に応じて人員の増減というのは簡単にはできません。まとまった業務量を維持できる、営業の人数や会社規模が大きめの企業向きです。

ただ、メリットも大きいです。
今まで外注していたような会社案内やサービスパンフレットなどのパワーポイント以外のツール類も社内で完結できるようになります。スキルや適性によっては自社HPまわりの業務もお願いできる可能性も。引き続き外注に任せるにしても、窓口としてご活躍いただけるでしょう。
また、長期を前提とした雇用になりますので、ノウハウの蓄積・業務効率の上昇、『データ』部分への職域の拡大などの可能性も秘めています。

・派遣社員
「毎日ほどではないけれど、ある程度頻繁に業務が発生する」、あるいは「たまにしか発生しないけど、横の席で都度確認しながら制作してほしい」などにおいて有効な雇用形態です。
前者であれば「週3日出勤」や「毎日16時までの時短」などの勤務条件の調整によって、後者であれば「1日だけの契約」など、必要なときに必要な分だけという調整がしやすい特徴があります。

デメリットもやはりあります。
派遣スタッフは、派遣という仕組み上「指揮命令」をしなければいけません。ですので作業自体をするのは派遣スタッフですが、上司(営業の方)は自身の責任のもと、派遣スタッフの制作物の進捗やクオリティの管理をする必要があります。
また、派遣スタッフは原則出勤しての勤務となりますので社内設備(机・PC・使用するソフトなど)を整えなければいけません。正社員の場合も準備が必要になるのは同じですが、正社員は毎日使用しますが、派遣スタッフの場合は契約内容によっては使用しない期間が発生する可能性があります。

・外注
「正社員」「派遣社員」と違い、社外での作業となります。そのため、細かい部分での調整など柔軟性に欠ける部分は否めません。
しかしながら、設備環境を準備する必要がなく、細かにその都度制作進捗の管理をする必要もないので、負担の軽減という点においては一番力を発揮します。

外注の場合は「1本あたり○万円」といった、納品ベースでの金額感となることが多いため、頻繁な制作・修正よりも、例えば新商品のリリース時など単発での対応に向いていると言えます。
(もちろん外注先との契約内容や、制作体制によって変わってきますが)

○制作の流れは?

雇用形態によって若干差異がありますが、大まかな流れとしては下記のようになります。
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営業から全体のイメージや使用目的を説明、各種データ(グラフ・テキストなど)を渡す

それをもとにデザイナーがパワーポイントデータ作成する

営業がチェックし、修正を依頼/指示する

デザイナーが修正・ブラッシュアップする
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体制によっては、各種数値データやグラフはマーケティング担当からの支給になるかもしれません。
なお、数字のみの提供で、グラフ作成自体をデザイナーが行うこともあります。

注意点として、最終的にはパワーポイントとして完成しますが、多くのデザイナーは挿入する画像や全体のレイアウトをPhotoshopやIllustratorを使用して作成しています。
よく官公庁が掲載している「ザ・Excel」的なちょっとセンスの悪いグラフではなく、スタイリッシュで見栄えのいいグラフ、あるいは、小洒落たワンポイントイラストなどは、だいたいのケースでPhotoshop・Illustratorが使用されています。

デザイナーの力を遺憾なく発揮してもらうには、この2つのソフトが用意されたPCが必要です。
外注の場合は自社で用意する必要がないので、この点のメリットがあります。

また、ワンポイントのイラストだけにしても、ゼロベースから制作するので、ある程度の時間がかかります。
「デザイナーが作る=クオリティが高い」であって「=早い」ではないということについても注意が必要でしょう。

 

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