こんにちは。サポート部の鈴木です。
1回目の緊急事態宣言から早いものでもう1年。
発令当時は、急遽テレワークを導入することとなり、対応に追われていたご担当者様も多くいらっしゃるかと思います。
最近では、業務状況に応じて、出社とテレワークを組み合わせて対応するなど、柔軟な勤務体系を取り入れている企業様も増えています。
この1年で大きく働き方が変わったわけですが、その中で多くの企業様やスタッフから「コミュニケーション」に関するご相談をいただくケースが増加しています。
対面で直接話をすれば大した内容ではない、と思えることでも、チャットやメールなどの文面、また、表情が見えない電話などだと、相手へ上手く伝わらなかったり、理解してもらえない…という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
小さなすれ違いであっても、日々積み重なっていくと、お互いストレスを感じるでしょうし、大きなトラブルに繋がったり、就業の継続が難しくなる恐れもあります。
そこで今回は「派遣スタッフとのコミュニケーション」をテーマに、「業務指示」と「日常的なコミュニケーション」の２つに分け、どのような勤務体系・状況であっても業務を円滑に進め、かつスタッフとの信頼関係を築くためのポイントを整理していきます！
業務指示のポイント
１、エビデンス（証拠・形跡）をしっかり残す
２、コミュニケーションツールを適切に使い分ける
３、期日や業務の優先順位を明確に伝える
４、派遣スタッフの業務量をリアルタイムで把握する
１、エビデンス（証拠・形跡）をしっかり残す
これは出社・テレワーク問わず、仕事を円滑に進める上で、重要なポイントです。
口頭のみのやり取りで済ませてしまうと、言った言わない問題に発展しやすいだけではなく、認識の相違に気が付かず、そのまま業務を進めてしまう可能性も高くなります。
特に忙しいタイミングだと、余計な手間は掛けたくないという思いが先行してしまうこともあるかと思いますが…。
正確に、円滑に、業務を進めていくためのひと手間。
改めて意識していきたいところですね。
２、コミュニケーションツールを適切に使い分ける
テレワークを導入している企業で「スタッフのミスが増えた」といった相談を受けた際、
原因を辿っていくと「業務指示をチャットのみで行っていた」というケースがとても多くみられます。
１の項目でエビデンスを残すことが重要とお伝えしましたが、例えばデザインの方向性や、細かなニュアンス、イメージは、なかなか文面だけだと表現しづらいですよね。
相手に伝えたい内容・用件に応じて「チャットと電話を組み合わせる」「連絡の見落とし防止のため、重要事項の連絡用チャットを作成する」など、ツールを上手く使い分けながら、コミュニケーションを取るよう工夫いただければと思います。
３、期日や業務の優先順位を明確に伝える
複数案件を同時進行で対応するスタッフからよく相談いただく内容として、納期や業務の優先順位について「こちらから聞かないと教えてくれない」「自分で判断しなければならない」といったものが挙げられます。
特にテレワークの場合、都度確認を挟むことで、確認の返信待ちで作業が止まってしまうなど、作業効率が下がってしまう可能性もあります。
スピーディーに効率よく作業を進められる環境を整える意味でも、業務指示の際は改めて意識いただけますと幸いです。
４、派遣スタッフの業務量をリアルタイムで把握する
複数の担当者から業務指示を受けているスタッフの場合、そのスタッフが抱えている業務の総量を、派遣先の担当者が誰も把握できていないケースがあります。
そうすると、知らぬ間に過度な残業が発生、最悪の場合、スケジュールの遅れなどの要因となる恐れもあります。
そのため、スタッフが抱えている業務の総量を把握しておくことは、非常に重要です。
企業様によっては、スプレッドシートを活用し管理されているケースもあります。
スタッフ毎にシートを作成し、各担当者が依頼前にシートへ「案件内容」「分量」「納期」などの情報を入力し業務指示を行うことで、スタッフの状況が一覧で確認ができるため、スタッフ側からも作業がしやすくなったと好評です。
対応が難しそうな場合は、都度スタッフ側から相談する、ということも勿論大切ですが、何となく断りづらく引き受けてしまう…という方も中にはいらっしゃいます。
貴社にあった方法・可能な範囲でご配慮をお願いいたします。
日常的なコミュニケーション
１、担当者のスケジュールの見える化
２、顔を合わせてのコミュニケーションの場を設ける
３、フィードバックは積極的に
４、社員と派遣スタッフの待遇差への配慮
（★派遣スタッフ有給休暇取得へのご協力のお願い★）
１、担当者のスケジュールの見える化
スタッフの中には、相談したいことがあっても、担当者が忙しそうで声を掛けられない…と遠慮してしまう方や、確認したいと思ったタイミングで担当者が不在だった…というケースがあります。
既に多くの企業様が取り入れているかとは思いますが、社員・スタッフ間でのスケジュール表の共有や、業務開始時に「○時～○時は外出予定」など、事前にスタッフがご担当者様の予定を把握できるよう、ご配慮をお願いいたします。
そうすることで、聞きたいことは○時までに確認しておこう、この時間帯は○○の予定だから連絡は取れないだろう、など、予定を先回りして把握しておくことで、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。
２、顔を合わせてのコミュニケーションの場を設ける
テレワークが長期化していることで、人とコミュニケーションを取る機会が減り、精神的に不安定になる方も時々見受けられます。
勿論、これはスタッフそれぞれの性格などにもよるかと思いますので、スタッフ自身が希望するようであれば、社員のオンラインミーティングにスタッフも参加する、1日に数回オンラインで業務報告を行うなど、顔を合わせてコミュニケーションを取る場を設けることをご検討いただければと思います。
また、出社していた頃はなかったのに、テレワークになってから遅刻や休みが増えた、作業効率が下がっている気がする…などお気付きの点がございましたら、スタッフ自身が体調面で問題を抱えている可能性もございますので、ユウクリまでご相談ください。
３、フィードバックは積極的に
ユウクリでは、6ヵ月に1回を目安に「フィードバック制度」を実施しています。
現場担当者様からいただいたスタッフの就業状況や評価、今後期待している点などをユウクリからスタッフ本人にフィードバックするという取り組みです。
この制度がスタートしてから1年ほどですが、実際にフィードバックを受けたスタッフからは「自分が派遣先にどう評価されているのか不安だった」との声が多くあがりました。
良い評価をいただいたスタッフは仕事へのモチベーションが上がったり、そうでない評価の場合でも、改善点を明確にすることで、業務に取り組む上での目標が定まり、より前向きに取り組んでいただけるようになったケースもあります。
「フィードバック制度」も是非活用いただければと思いますが、日常的に就業の様子を見ていただいている中で感じていることや、求めていきたい点などは積極的にご本人、もしくはユウクリへお知らせいただけますと幸いです。
４、社員と派遣スタッフの待遇差への配慮
同一労働同一賃金に伴い、正規雇用と非正規雇用労働者の待遇差は改善されつつある現状かと思われます。
しかしながら、社員はテレワークだが、派遣スタッフはセキュリティの関係で出社しなければならない…など、社員と派遣スタッフの間で対応の違いが発生してしまうケースも少なからずあります。
待遇差を全てクリアにできるのがベストですが、会社や業務の状況次第で実現が難しいこともあるかと思います。
勿論、スタッフ自身も状況を理解され、都度対応いただいている方が大半です。
ですが、例えば、顔を合わせたときに一声掛けていただくなど、ちょっとした気遣いでスタッフの捉え方や気持ちも変わってくるものです。
ユウクリでも就業中のスタッフへのフォローを定期的に行っておりますので、重点的にサポートしてもらいたい点や何か気になることがございましたら、各担当へお気軽にお申し付けください。
正社員同様、派遣スタッフも一定の要件を満たすと、有給休暇が付与されます。
そのため、貴社にて就業中のスタッフも有給休暇を保有しており、取得のご相談をさせていただく場合がございます。
また、働き方改革の一環で、2019年4月より有給休暇取得に関わる法改正が行われ、
2019年4月1日以降に年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、
使用者（ユウクリ）は、次回有給休暇の付与までに、合計5日間の有給を取得させることが義務付けられました。
これを受け、ユウクリでは派遣スタッフに対し、有給休暇取得の促進を行っております。
スタッフの有給休暇取得に伴う、企業様へのご請求は発生いたしませんが、
業務状況との兼ね合いがあるかと存じますので、スタッフもしくはユウクリから取得の相談があった場合には、ご協力をいただけますと幸いです。
おわりに
今回は「派遣スタッフとのコミュニケーション」をテーマに取り上げました。
基本的で細かなポイントを中心にまとめていますが、業務内容や職種、環境によって、それぞれ対応方法は異なると思います。
今回取り上げたポイントを基に、就業中のスタッフと直接話してみる、もしくはユウクリを介して本人の意見を聞いてみて、現状貴社に課題はあるのか、あるとしたら対処できる方法はあるのか、ぜひ一度、見直す機会を設けてみてはいかがでしょうか。
■派遣についてのお問い合わせ先
株式会社ユウクリ
カスタマーリレーション部（サポート部）
担当：小野木・吉富・鈴木
Mail：support@y-create.co.jp
TEL：03-6712-7970
