【短期決戦】予算が余ったら何が有効？担当部門別おすすめ予算消化方法2～5選

こんにちは、デジタルマーケティング部の高田です。

年末年始が終わり、1月後半から求人やお仕事の相談が増えてきました。
多くの企業は3月決算。
4月入社を目指す企業様の相談以外に、特に1月終わり頃からは「予算消化」というキーワードが増えているようです。

予算消化とは？なぜ予算を余らせてはダメなのか？

多くの企業様では年間予算を立てて、計画のもとで動いています。
しかし広告予算や業務委託費、採用関係費などは変動性が高いため、当初の予定とずれて、余らせてしまうこともあります。

「余った、ラッキー！」とそのままの企業もあるのですが、会社によっては（特に規模の大きな企業の場合は）、自部門の予算を余らせてしまうと不利になるケースも。

こういった不利益を減らすため、事業責任者の方から「予算消化をしたいのだけど・・・」という相談をいただくケースが多いのです。

予算消化時の注意点

今期内に予算を使い切るためには、請求書の日付が「年度内」である必要があります。
注文だけすればいいというものではなく、納品日や納品書の日付も今期内であることが経理処理上では重視されます。
「とりあえず支払いだけしておくので、来期お願いします」ということはNG。場合によっては脱税とみなされることもあります。

また配送が絡む場合、年度末は混み合うことが多く遅配のリスクも有るため、余裕をもった対応が必要です。

予算を消化するタイミング＝「年度末」は忙しい

年度の全ての支払いの見通しがたってから初めて、予算が余っていることが明らかになります。
そのため、「予算消化しよう」となるタイミングは多くの場合、最終四半期のどこかです。

そもそも最終四半期は、来期の計画や準備、人事調整、駆け込み需要への対応などが発生。
多くの企業・部門では繁忙期と重なります。
ここに予算消化の仕事がのってくるため、大掛かりなことに対応する余裕はありません。
とはいえ無駄遣いをするわけにはいきませんので、多くのご担当者は「簡単で意味があるものにしたい」と考えることになります。

予算消化を有効・効率的に行うための4つのポイント

予算消化を有効・効率的に行う際には下記のポイントを抑える必要があります。

余っている予算がいくらかをきちんと確認する

消化すべき予算は10万円なのか？50万円？100万円…？？？
金額によってできることは全く違います。
それに、もし金額を間違えて使いすぎてしまった場合には大問題です。

予算消化に動き出す前には、本当に予算が余っているのかと、いくら余っているかの確認が不可欠です。

期末までにどれくらいの猶予があるかを確認する

ある程度まとまった額の金額を動かす場合、多くの企業では稟議決済が必要になります。
稟議を通すためにどれくらいの期間がかかるのか、余裕をもった上での期間把握が必要です。

（なお稟議が重なった場合、決済者に優先度や重要度が低いと思われると後回しにされる可能性があり、期末までに間に合わなくなることがあります。事前の準備や根回しも非常に大切です。）

できれば来期に役立つものを検討する

余った予算とはいえ、従業員が稼いだ大切なお金を使うことには変わりありません。
せっかくなので、来期の目標が楽になるものや、来期の組織運営が向上することにお金を使うべきです。
そして予算消化は、普段やれないことに使うのがベストです。

方針が固まった際は、納品予定日・請求書発行日が期末までに完了するかの確認をする

前述の通り、注文から納品までどれくらいかかるのか、締め支払いはいつなのかの確認は必須です。
請求・納品のタイミングを読み間違えると来期の予算をフライングで使ってしまうことになりますので注意が必要。
期末まで猶予がない場合、Web上で即時完結するようなものを選ぶのもひとつの手です。

それでは以下、実際に弊社のコンサルタントが企業様からご相談いただいたり、雑談で聞いてみたりした予算消化方法から効果的なものをあげてみます。

人事・総務関係部門おすすめの予算消化方法3選

採用ツールやPRに関するもの、社内文化の浸透・モチベーション改善に関する内容が多くなります。

★来年度の採用計画に合わせて、採用ページの内容を差し替える

今年度と次年度で採用ターゲットが変わる場合、採用サイトを見直すことは有効です。
数年前の写真を更新したり、言い回しを変えたり、先輩インタビューをターゲットに合わせて入れ替えたりするようなちょっとしたことでも、応募率が変動します。

★社員インタビューの動画を作成する

コロナ禍でオンライン面接が増え、応募者側から「会社の雰囲気を把握しにくく決め手にかける」という声が多くなっています。
複数の社員インタビューをつなげて編集した動画をUPするだけでも、応募者が具体的に働くイメージを持ちやすくなり入社意欲が高まります。

★モチベーション改善のために、会議を行い可視化する

経営層と社員の温度感がずれている…。若手が何を考えているかわかりにくい…。
こういった悩みを解決するためには、まず社員が気負わずに話せる場を作り、出てきた意見を可視化しながら各層間での認識のすり合わせを行っていくことが有効です。
社外の第三者が入ってグラフィックレコーディングを行うことで、いつもの流れとは違った全員参加型の会議を行えます。
またその内容が可視化され、相互理解が深まります。

制作部門におすすめの予算消化方法2選

作業の効率化につながるものや、普段忙しくてできていなかったことのほか、新たなチャレンジのために予算消化をするケースが多いようです。

★データの整理・素材探し

決められたルールに則ってデータのリネームをしたり、フォルダ格納をしなおしたりすることで来年以降の効率が上がります。
またよく使いがちな素材を予め探してストックしておくことで、業務が大幅にはかどります。

制作環境・スキルのアップデート

マシンを最新の高スペックなものに入れ替えることで処理の時間が大幅に短縮されます。
またテクニック本の購入や勉強会、研修の申込みなどで、社員の業務スキルを上げることも有効です。

今後チャレンジしたいジャンルに必要な技術書・アプリの購入などを行う企業様もあります。
リモートワークに伴い、情報共有用の有料クラウドツールを検討・購入する企業様も増えているようです。

広報・マーケティング部門におすすめの予算消化方法5選

手っ取り早く広告運用額を増やすという声もありますが、どうせなら形の残るものを・・・と考える担当者様も多いようです。

広告運用費の増額

来期の見込み客を増やすことを目的に運用費を増額します。
ほとんど手間なく、効果につなげることができます。

★一風変わったプレスリリース

新しく発表するものがとくにないタイミングでも、プレスリリースをすることができます。
「PR times ストーリー」などを利用し、すでにあるサービスの裏話や作成秘話を作成してリリースすればよい＜のです。
このとき外部のライターに依頼すれば、部門の手をほとんどわずらわせることなく対応できます。
プレスリリースを行うと認知経路が増え長期的に流入が見込めるため、こういった手もおすすめです。

★事例集やホワイトペーパーのリデザイン

社員がすでに作成した事例集やホワイトペーパー。ごちゃごちゃとわかりにくくて反応がイマイチ。
ということであれば、見やすくわかりやすくリデザインすることで反応が大きく変わるケースがあります。

★サービスのネーミングやロゴ、キャラクター等の作成

サービスにキャッチーなネーミングをつけたり、ロゴを作ったりすることで、その利用者が愛着をもってくれるようになります。
ユウクリでは過去、とある企業様から「消費者モニターを選び、アンケートを取ったり座談会を開いたりできるコミュニティがあるので、良い名前とロゴを作って欲しい」というご相談を受けたことがあります。
ネーミングとロゴを作成した結果モニターとの結びつきが強くなり、愛着を持ってもらえるようになったそうです。

★動画の作成

過去のセミナー動画を編集してダイジェスト版を作るなど、すでに社内に素材がある場合には比較的短納期で対応できます。
Web上にアーカイブ版を設置することで、問合せのリード獲得が見込めます。

それ以外にもこんな使い道が・・・

上記以外には「ノベルティを作る」「備品を増やす」「iPadや周辺機器などを購入・支給する」「ウォーターサーバなどの福利厚生に充てる」「名刺やパンフレットなどの紙ツールを増刷する」「理念やスローガンなどを浸透させるため、おしゃれなアートボードやテレビ会議用背景デザインにしてもらう」などといった声がありました。

期末までの時間がない中、どのように予算消化を行うか？
どうせ消化するなら、意味のあるものを選択したいものですね。

ユウクリでできること

前述の内容で★印がついているものは、ユウクリでもお手伝いが可能です。

社内に出向いたり、社員と密なコミュニケーションが必要なもの（都度指示を仰ぐ必要があるもの）は短期・スポット派遣の「クリプラス」がおすすめです。
担当者に専門知識がない場合や、取材、ライティング、ロゴ、イラストなどある程度お任せで進めたいものであれば「業務委託」が適用となります。

それではまた。

活用事例・お客様の声（企業インタビュー）
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ユウクリでは予算や目的、作りたい内容に応じたご提案が可能です。
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