大企業においては広報担当者は欠かせない存在ですが、こと中小企業となると広報担当すら存在しない会社もあります。社長や管理職などが広報担当を兼任していたり、会社の規模が小さいことを理由に広報の必要性を感じていなかったり、なかには「広報ってそもそも何するの？」といった会社もあるかもしれません。しかし、時代のニーズに対応していくことや、会社のさらなる成長・発展を考えれば、社内の正確な情報を把握し「共有・発信」できる広報担当者の存在は、たとえ中小企業といえども欠かせない存在になると言えます。そこで今回は「元食品メーカー広報主任」の経歴をもつ筆者が、広報の仕事とその必要性についてご紹介していこうと思います。
■広報の仕事は“会社を盛り上げること”。「社内広報」＆「社外広報」それぞれの仕事内容
メディアからの取材対応や新商品のPRなど、華やかに見える広報の仕事。しかしこうした仕事以外にも、実は広報の仕事は非常に幅広く多岐に渡ります。
筆者が広報担当としての経験から仕事は大きく分けて、「自社の公式な情報を外部に発信する『社外広報』」と「自社の情報を社員に共有する『社内広報』」の2つにわけることができます。
例として、具体的な仕事内容をあげてみましょう。
・社外広報→「外部へ向けた自社のPR」
自社のブログ・SNSの更新、テレビや雑誌の取材対応や原稿チェック、プレスリリースの配信、メルマガ配信 、イベントの企画・進行など
・社内広報→「社員向けの情報共有」
商品情報、新入社員情報、社内イベントのお知らせやレポートの共有、社内報発行、各部署の相互情報交換など
「社外広報」は社外に情報を発信したりPRしたりして、商品や自社のネームバリューをあげることが目的です。近年SNSでの情報は欠かせないものになってきているので、こうしたネットを介した情報発信も社外広報の重要な仕事と言えます。
一方「社内広報」は社員の団結力を高めたりモチベーションを維持するのに欠かせない仕事と言えるでしょう。社員が自社の情報を把握できる環境にあれば、「自分は会社の一員だ」という当事者意識を持って仕事に励むことができるし、他部署とのコミュニケーションとも繋がっていくので、仕事の円滑さにもつながります。
場合によっては、この「社内広報」は、いわゆる総務部などの部署が行っているケースもあるかもしれません。
会社により異なりますが、多くの場合、広報の仕事はこれといって明確な決まりがありません。
会社が盛り上がるためには何をやってもいいし、逆に「会社を盛り上げる・発展させるため」に何でもやらなければならないのが広報の仕事。そのため、広報担当者にとって社内で起こる出来事すべてが自分に関係し、「知りませんでした」は通用しません。社内のあらゆる部署と連携を取り、最新情報をキャッチしておくこと、また常に社内の動きに敏感になっておく必要があります。
■トラブルを防いで社員のモチベーショアップ！広報担当者をおくメリット
広報の仕事を大まかに知っていただいたところで、ここからは、中小企業に広報が必要な理由を経験から踏まえて3つご紹介します。
（1）正しい情報を把握し、情報共有をより円滑にする
筆者がいた会社では毎月新商品が発売されましたが、企画部・生産部・販促部と新商品に関わる部署同士の情報共有ができておらず、新商品が発売される日や商品の詳細情報、商品の販路など、それぞれの情報は担当部署しか把握していないという状態でした。
片や社長や専務は、それぞれの部署で得た情報をいち早くSNSに投稿するので、未完成写真や公式発表していない情報が拡散されてしまったり、発売日前にお客様が店頭に押し寄せたり、時には間違った情報で営業担当が大量注文をとり、実際には商品を卸せなかった、などのトラブルが日常茶飯事でした。
しかし、このような場合でも広報が一括して商品の情報を把握しておけば、こうしたトラブルは未然に防げますし、広報に聞けば正しい情報がまとまって、しかもすぐに得ることができます。
広報担当者がいるということは「情報を正しく伝えること」や「トラブルを未然に防ぎ、業務をスムーズにすること」につながるのです。
（2）メディア取材や宣伝のチャンスは逃さない
最近は、面白い取り組みや変わったことをしている会社などがメディアに取り上げられる時代でもあります。個性的な社員や社風やカフェのようなおしゃれなオフィスなど、商品やサービスに限らず、メディア取材がくることもままあります。
筆者が広報担当になる以前「ドラマの中で、その商品を主人公に食べさせたい」という依頼がテレビ局から舞い込んできました。ところが、担当者がおらず数日後にやっと返事をしたところ、当然すでに他社商品へ決まってしまった、ということがありました。社会現象を巻き起こすほどの有名ドラマで紹介されるチャンスを、みすみす逃してしまったのです。
「うちは小さな会社だし」、「地味な会社だから……」と思っていても、ある日突然チャンスがやってくることもあるのです。いつそうなってもいいように、正式な情報や外部からの依頼に素早く対応できる担当者を配置し、チャンスを逃さないようにすることが非常に大切ではないでしょうか。
（3）社内広報は、社員のモチーベーションを上げる！
広報といえば「外部へのPR」を重視しがちですが、最近では大手企業を筆頭に「社内広報」へ力を入れ、社員のモチベーションを上げる取り組みを積極的に行っています。社員インタビューやイベント情報の掲載、新入社員特集や産休社員への取材など、雑誌さながらのハイクオリティーな社内報を作成している会社もたくさんあります。
社内情報を共有することは、ただの雇用者という遠い感覚ではなく「自分が会社を作っているんだ」という当事者意識を持たせ、仕事へのモチベーションも上がり、これまで以上に利益や生産性を高めることにつながっているようです。
また、こうした取り組みがあると採用の面でも非常によい効果があります。入社を希望する人たちが社報などで具体的に会社の魅力を理解してくるので、より優秀な社員を獲得することにもつながるのです。
■まとめ
中小企業で広報を担当していた経験から言えば、上記のように広報担当者はいた方が会社にとってメリットが高いでしょう。すべての会社に必要だとは言い切れませんが、社内業務を円滑にし、チャンスを逃さず、さらにうまくいけば社員のモチベーションや団結力も高まり、優秀な人材を育成・確保することにまでつながるかもしれないのです。
最初は「広報」と難しく考えなくとも、例えば「情報担当者」といった気軽な位置づけで広報担当を配置してみるのももいいかもしれません。
