前回の【ユウクリレポート】＜グラフィックレコーディングを会議に取り入れてみました＞に引き続き、ユウクリでは積極的にミーティングなどにグラフィックレコーディングを取り入れています。今回はそのレポートをお届したいと思います。
ALLオンラインでの”グラフィックレコーディング”
非常事態宣言に伴う外出自粛要請に伴い、首都圏に拠点を置くクリエイティブに関わる企業については半数以上がリモートワーク（在宅勤務）を導入している状況となっております。
そのような状況の中で、実際の現場でのグラフィックレコーディングを行うことは物理的に難しい状況もあると思い、多くのユーザーが利用しているWeb会議システム上で、オンラインのグラレコは可能か？という事をテーマに今回は「社内営業ツールのオンライン化見直し」ミーティングを行いました。
【オンライン】グラレコレポート
今回は「印刷物で使用していた営業ツールをオンライン資料として変更したい」というお題のもと、オンライン会議を利用して「どうしたらより良くなるか？」の意見を実際に出し合う中にグラレコを取り入れつつ進めて行きました。
メンバー・スペック
メンバー：７名（営業・キャリアアドバイザー・進行・グラレコ担当）
スペック：全員ノートPCでのWeb会議
グラレコ：今回はMacBookにペンタブレットを接続してAbobe Photoshopにて手書き
自宅の環境などやPCのスペックによっても多少のストレス負荷のかかるWeb会議なので、この時すでに画面上が「逆光」で表情の掴みにくいメンバーが。ただし、今回は冒頭の挨拶以外は画面共有がメインなので、気にせず会議は進みます。
オンライン上のグラレコで気をつけたこと
通常は全員の表情を見ながらや、声のトーンなどで感情的表現などを色や表現に落とし込んで行きますが、今回はその部分を拾って行くことが難しいオンライン会議。事前に「色」に対する簡単なルール設定などを決めておきます。
■画面共有の際に、色の判断でどのような話を進めているのかを把握しやすいので、メンバーも議題の方向性が掴みやすくなりました。
■レコーディング側もカラーパレットを置いておくことによって、色の使い分けがサクサク進められるので便利です。
視覚化が会議の効率も上げていく
色分け効果で「今はどの課題の話か」を認識しやすく、次から次へと意見が出てきます。さらにそこから「ポジティブな意見」へと流れは移行し、メンバー全員の話合いのテンポも良く、会議にも熱が入ります。
１時間程度の会議の中で、あっという間に意見やアイデアもまとまり、かつメンバーの期待感やモチベーションも上がり、有効な時間となりました。若手も積極的に参加できたのも、グラレコを通して内容や進行が見える化できていたことが非常に良かった点でしょう。
参加したメンバーの声
■オンライン会議上でも、目的や今必要な「議題やポイント」をグラレコを通して把握しやすく、効率的な話合いができました。
■画面共有でのグラレコというものに、どうなるのか？と若干の不安要素もありましたが、あまりストレスを感じることもなくむしろ情報を共有しつつ全体を把握することができたので、非常に良かったと思います。
■後から画面を見返したときに、情報以外にも現場の空気感も読み取ることができるので、議事録とも違う温度感を感じました。
まとめ
Web会議システムを利用してのオンライン会議にも慣れてきてはいるのですが、どうしても情報の共有を視覚的に行うことが難しかったことも事実です。メンバー全員が画面上のグラレコを通して「意見やアイデアを話やすい状況」「話の流れの整理整頓」「情報のわかりやすい共有」が得られたように感じました。オンラインでの会議にありがちな懸念事項もみごとに解消され、時間の効率化に成功しました。
また、オンライングラレコを取り入れたことによる一体感で、思った以上に意見交換も行われ、より高いコミュニケーションを取ることができたようです。
当初、画面上で行うグラレコは成立するのか？など、若干の不安要素もありましたが
期待以上の効果で、グラレコの必要性を十分に感じた結果となりました。
このように、グラレコはアイデアを創出するような会議や、所属や立場の違う人が集まり自由に発言する会議などに効果がありそうです。まだまだ様々な可能性を秘めているグラレコ。一度試してみてはいかがでしょうか？
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