会議は業務時間の中でも多くの割合を占めており、その時間をいかに効率的に進めるかは、仕事を進めていく上での大きなテーマでもあります。
しかし実際は、「意見がまとまらない。意見が出ない。話が噛み合わない・・・。」など目的が達成されず、悩みや課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。
このような非効率な会議を改善し、生産性を高める手法に、「グラフィックレコーディング(以下グラレコ)」があります。グラレコは、議論を可視化して記録するグラフィック書記業務で、会議の活性化に有効と言われています。
さっそく、当社でも社内のアートディレクターにお願いし、グラレコを入れた会議を行ってみました。今回はそのレポートをお届けいたします。
グラレコとは？
「グラフィック（＝視覚表現）レコーディング（＝記録）」とは、紙やペンを使い、会議などで出た意見やその場の雰囲気・状況を、リアルタイムに図や絵に起こして可視化する方法です。
▼以下のページで詳しく紹介しています
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会議の内容・目的
各部署の管理職が集まった『売上達成に向けた効果的なインセンティブ制度の見直し』について話し合う会議で、グラレコを取り入れてみました。
ブレスト形式の会議なため、参加者が思い思いの話をしてしまうと、意見が拡散しすぎて本題から話が逸れてしまうことを懸念。時間を有効に使いたいため、目的を明確にし、全員が同じ方向性に向かってアイデアを出し合いたい。
グラレコ会議スタート！
IPadや模造紙を使用する場合もありますが、今回はホワイトボードを使用。
特に話をまとめる進行役は立てず、会の切り出しを行った後、各人が流れに沿って話し始めます。
スタートから間もなくして、ホワイトボードに皆さんの意見が書き出され、色分けされていきました。あっという間に話の要点がまとめられ情報が整理されていきます。
みなさん、常にボードに注目しています。アイデアラッシュの会議では、自分の意見が伝わるかどうかを気にして、発言を控えてしまうこともありますが、自然と発言しやすい雰囲気ができていたようで、いつもより積極的に意見交換が行われていました。
成果
そのため懸念していた話のズレや脱線もなく、無駄な時間を浪費せずに、決められた時間を有効に使うことができました。また、レコーディングされた絵が発言者のイメージと違う場合も、その場で絵を修正しながら認識を合わせることができたので、意見の違いで討論になるようなこともありませんでした。
感想
・会議主催のマネージャー
普段の会議では参加者の一人が書記を務めますが、議論をしながら書記を行うため、時間のロスがありました。今回はグラレコが入ったことで、全員が会議に集中することができて、会議自体がスムーズに進んだように思います。
・グラフィックレコーダー
参加メンバーの発言や意見をわかりやすくまとめていくこと、何が話の軸になっているかをわかりやすくすることにより、テンポの良い進行のサポートができた気がします。会議が視覚化していくことにより、今まで以上に参加者側のアイデアや意見の数を多く引き出せていけることがクリエイター側として何よりもやって良かったことだと思っています。
まとめ
今回は、会議にありがちな懸念事項もみごとに解消され、時間の効率化に成功しました。また、グラレコを取り入れた一体感で、思った以上に意見交換も行われ、より高いコミュニケーションを取ることができたようです。
期待以上の効果で、グラレコの必要性を十分に感じた結果となりました。
このように、グラレコはアイデアを創出するような会議や、所属や立場の違う人が集まり自由に発言する会議などに効果がありそうです。まだまだ様々な可能性を秘めているグラレコ。一度試してみてはいかがでしょうか？
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