緊急事態宣言が全国に発令され、首都圏のみならず全国的にテレワークが推進されています。いち早くテレワーク対応を取った企業もありますが、設備やセキュリティ、オペレーションの関係でテレワークに切り替えが難しい企業があるのも事実です。今回はデザイナーやクリエイターが活躍している企業がテレワークを行う上でのチェックポイントについてみていきましょう。
■まずは連絡ツールと運用ルールのチェック
社内のチャットツールは普及しつつありますが、Web会議ツールが未導入といった企業もあるのではないでしょうか。打ち合わせが多いクリエイティブ業務において、一度に顔を合わせて打ち合わせが行えるWeb会議ツールは、リモートワークでも業務効率を落とさないためには必須とも言えるツールです。
また、最近のWeb会議ツールの多くは、『画面共有』の機能がついており、画面を見ながら打ち合わせができます。方向性の確認やクオリティチェックなどもリアルタイムで話をしながら実行できます。
Web会議ツールは無料で利用できるものありますが、無料の場合は人数や利用時間などに制限がつくケースがあります。それらの制限がなくなる有料アカウントについては、各サービスで値段が異なります。
例えば今話題のツール「Zoom」であれば1アカウントあたり2500円前後と、比較的導入しやすい金額です。有料/無料の大きな違いは、複数人で会議をする場合、有料アカウントのメンバーが会議を主催する場合は時間無制限となる点です。（1対1の2名であれば、無料アカウントでも時間無制限）社員全員を有料アカウントにする必要はないので、無料アカウントと有料アカウントのメンバーを決め、運用ルールを定めれば、比較的安価で導入が可能です。
また、一般企業含め、多くの企業ではテレワーク時の連絡ルールを定めています。
例えば、朝の始業開始時と終業時間、それぞれでWeb会議に集合し朝会・夕会を行うなどです。これはメンバーマネジメント・社員管理の観点でも大事な要素になります。
なお、企業によっては就業時間はWeb会議ツールでビデオをずっとつけっぱなしにすることもあるそうです。そうすると、メンバーがちゃんと働いているかが一目瞭然となります。ただし、Web会議・ビデオを付けた状態での業務はPCに大きな負荷が生じるため、特に重いデータを扱う際などは作業が思うように進まず、非効率かつストレスを強く感じます。オンライン環境やPCスペックを考慮した上での判断をおすすめします。
■テレワーク環境の整備・把握
当たり前ですが、各社員が自宅で業務をできる環境を整える必要があります。基本的には、会社からノートPCを貸与し自宅作業をする。ネットワーク環境については、通信料などの契約制限やセキュリティなどが問題なければ自宅のものを、そうでなければレンタルWi-Fiなどのサービスと契約し、社員に貸与とするケースが多い模様です。
また、クリエイティブならではの問題として、ソフト・フォントの問題があります。会社にとって、場合によりかなりの金額の投資が必要にある可能性があります。下記のような助成金やサービスがありますので、これらも活用しつつ準備を進めましょう。
デザインソフト関連
クリエイターを活用する企業の場合は「デザインソフト」についても考えなくてはいけません。フリーランスでもない限り、企業と同様の最新のデザインソフトやフォントを個人で揃えている方はかなり稀です。かといって、職場用・リモート用、両方を揃えるというのも難しいところ。
その際に、現在ソフトウェアやフォントサービスを取り扱う企業では、使用許諾の緩和措置が取られている場合があるので、必ず確認しておきましょう。
→各種ソフトウェアのライセンス情報はこちら
※状況によるサービス内容の変更があり得ます。詳細については、各企業のサイトをご確認ください。
テレワーク対応の助成金があります
上記のように、テレワークに移行するには多少なりとも費用が掛かります。企業によってはその費用がネックでテレワークを躊躇することもあるのではないでしょうか。しかし東京しごと財団ではテレワークに切り替えた事業者向けに助成金が用意されています。詳細は下記URLよりご確認ください。
→東京しごと財団 事業継続緊急対策（テレワーク）助成金
現状、上記の助成金は「購入前の申請」が必要となっていますので注意が必要です。また、こちらも状況などにより運用ルールなどの変更や、別団体からの助成金などの可能性がありますので、各サイト・窓口にて確認をお願いします。
■営業資料・打ち合わせ資料のオンライン対応
「外出自粛要請」が出ているため、できる限り営業活動も外出は控え、オンラインで対応するケースが増えてきています。皆さんが普段利用する営業資料・打ち合わせ資料は「オンライン対応」していますでしょうか。ここでのオンライン対応とは営業資料などをデータ化しているかではなく、「横画面対応」になっているか、ということです。
通常想定される営業活動は、Web会議ツールを利用し、クライアントに営業資料を画面共有します。しかし、現状多くの企業で利用されている営業資料は縦型に作られています。仮にノートPCで商談をする場合、画面の資料が小さすぎて、受け手側のサービス理解度が低下することにつながります。
意外とこの点は盲点となりがちですが、機会損失となりますのでしっかりチェックしておきましょう。
また、プラスアルファの工夫として、オンラインならではのギミックを追加することもできます。例えばPDFにWebサイトへのリンクをつけておき、いくつかの事例ページに飛べるようにしておく。商談内容や希望に応じて、適切な事例を表示し、より効果的な商談にする等も可能です。
■人材、リソースは十分か
普段であれば、人手が足りない際はスポットの派遣や知り合い伝手でヘルプのデザイナーを増員、あるいは外注先に依頼という対応ができます。しかしながら、自身がリモートワークをしている場合、通常時のようにヘルプのデザイナーが出社して対応という訳にはいかないため、リソースの確保ができないケースがあります。
また、普段お願いしている相手もリモートワークであったり、普段よりも請けられる量が限られている、最悪休業してしまっている等の可能性もあります。繁忙の時期と重なってしまい、想像以上に進行スピードが滞ってしまうケースもあるため、あらかじめ対応策を考えておきましょう。
例えば、普段からフリーランスで活動しているデザイナーであれば、自宅にも制作環境が準備されているはずであり、オンラインでの打ち合わせ手段さえ確保できていれば、比較的いつも通りにお願いがしやすいかと思います。
また、派遣会社では「在宅派遣」サービスを開始しているところも増えてきています。これらであれば、デザイナー・クリエイターも在宅で就業するため、通常時と同じように人員の確保が可能です。
例：1日からのクリエイターのスポット派遣サービス『クリプラス』。
→【1日単位でクリエイターをリモート派遣】クリプラス×リモート
■まとめ
テレワークを始めるにあたって、クリエイティブを行っている企業に必要な項目をまとめてみましたが、もちろん、上記以外にも検討しないといけないことがあります。
例えば、在宅勤務になることによって、コミュニケーションが格段に少なくなります。これは業務効率だけではなく、会社への帰属意識、あるいはメンタル的ストレスにかなり大きい影響があります。
現状でのコロナウイルスの終息や外出自粛要請などは先行きが読めず、企業へのテレワーク推進は今後も続いていくものと思われます。その中でどうテレワーク体制を整え、どうすれば通常どおり、あるいは通常以上の業務進行が可能になるのか探っていくことが急務でしょう。現在、多くのテレワーク情報が世に出ています。この記事含め、様々な情報を収集・有効活用していただければと思います。
