制作チームで「スプレッドシート」を共有しながら、業務を行っている人も多いでしょう。ただ、これはとても便利な反面、共有人数が多ければ多いほど操作トラブルが起こる可能性が高くなるとも言えます。今回は、共有スプレッドシートを業務で利用する際のありがちトラブルとその解消法をご紹介していこうと思います。
目次
■「スプレッドシート」とは？ エクセルと同じ感覚で使うと起こるトラブル
スプレッドシートとは、Googleが無料で提供している表計算ソフトです。スプレッドシートにおいて最大のメリットは、クラウド上で複数の人と共有できること。同時作業ができる上に自動更新されるため、共有者はいつでも最新情報の閲覧が可能になります。
しかし「同時作業・自動更新・共有」できるということは、逆に言うと、「自分が見たかったデータが上書きされてしまった」と言ったようなトラブルが起こることを意味しています。
自分のパソコン上で使っているエクセルなどの表計算ソフトに慣れていると、スプレッドシートがクラウド上にあって、自分以外の人も同じものを見ているということを忘れがち。そのせいで、共有とは関係のない自分だけのメモを書き込んでしまったり、自分に必要ないものを削除してしまったりなんていうことも起こります。
中には、使いやすくカスタマイズしてしまう……なんてことも。
みんなで共有するのは便利ですが、これらの問題を防ぐにはどうしたらいいでしょうか。
■データをダウンロードして作業をする
一つ目は、時間のかかる入力作業をする場合にはファイルをダウンロードして行い、その後で仕上がったものを張り付けるというひと手間をチームのルールにすることです。当然、その作業中には、別の誰かがスプレッドシートを更新している可能性があります。
ですから、ファイルメニューにある「版の履歴」→「更新履歴の表示」から、その間の更新履歴をチェックするようにしましょう。また、ツールメニューの中にある通知ルールから、ファイル変更があった場合にメール通知されるよう設定することも可能です。
■フィルタを使って、他の人と作業をわける
また、タイプミスやキーボードの押し間違いといった、入力時の変換ミスでデータを削除してしまった場合は、通常ならバーの左にある矢印マーク（戻るボタン）やCtrl+Zでさかのぼることができます。けれども、他の人が同時作業をしていて自動保存されていくことで、それができなくなってしまうことがあります。別の人の作業しているところも戻ってしまうからです。その場合は「フィルタ機能」を使い、自分だけの作業部屋を作っておくと便利です。
ツールバーの右側にある「じょうごのような形のボタン」、「フィルタアイコン」をクリックするか、データからフィルタを選択すると枠がダークグレーで囲まれた表示になります。この画面でソートをかけた場合、もとのスプレッドシートには反映されないので、自分の作業で他の人の作業を邪魔しないというメリットがあります。
このフィルタ画面で「版の履歴」→「更新履歴の表示」から、その間の更新履歴をチェック。自分の名前が表示された中で、戻りたい履歴をクリックするとその履歴が表示されます。そこから、自分が消してしまったものなど復元したい部分をコピーして、自分が作業を行っているシートの最新版にペーストできます。
基本的には、スプレッドシードの履歴はすべてクラウド上に保存されています。ですから、作業中に「しまった !! 誤って、消してしまった……」という状況では、青ざめてしまい慌てがちですが、冷静に復元作業を行えば問題なく解決できると言ってよいでしょう。
■履歴消去にはコピー、消したくないデータはロック
一方で、履歴を消したい場合もあります。例えば、先のように自分だけのメモを書いてしまい自動保存されてしまった、という場合などです。
そのような時はドキュメントをコピーするとクリアできます。ファイルメニューから「コピーを作成」を選び、新しいドキュメントの名前を入力してからOKボタンをクリックします。その際、万が一「同じユーザーと共有する」というチェックボックスにチェックが入っていたら外すようにしましょう。そうすれば編集履歴がクリアされます。
またデータの中には絶対に、間違っても触って欲しくないもの、誤って消されると困るものもありますが、それについては、シート内の列ごとにロックをかけることができます。さらに複数シートを一つのファイルにまとめたほうが効率はいいけれど、その中に閲覧制限をかけたいシートもあるなんて場合には、シートごとの制限をかけることもできます。
■まとめ
スプレッドシートはクラウド上でデバイスも選ばず、いつでもでこでも作業ができて更新できるのがメリットですが、複数人で行う場合の注意点は、常に頭にいれておく必要があります。そして、他の人とのルールはもちろん、自分だけのルールを作っておくとデバイスや環境が変わっても慌てることがありません。スプレッドシートのメリットを最大限に活かせるようにしてください。
