自分のワークライフバランスにあった働き方ができるリモートワーク。一方で、クライアントの顔が見えにくく、コミュニケーションの取り方が難しいと感じている人も少なくありません。この連載では、“ストレスを感じることなくリモートワークに取り組める環境づくり”を目的に、ディレクションの立場にいる筆者が、実際の現場の声をまじえて“しっかり稼げる”コミュニケーション術を紹介します。
今回は、リアルタイムに情報共有が可能なgoogleスプレッドシートの活用法についてです。
目次
■Excel知識で使えるgoogleスプレッドシート
『スプレッドシート』とは表計算とシミュレーションに使うソフトのことで、マイクロソフト社のExcelが有名ですよね。
今回取り上げる『googleスプレッドシート』とは、googleが提供しているWebアプリです。Googleのアカウントを取得すれば、ドライブの中から選択、無料で使うことができます。
googleスプレッドシートの表計算機能や主な関数はExcelとほぼ同じです。そのため、Excelの知識がある人なら、Excelでできる基本的な操作は問題なく行えます。
googleスプレッドシートのファイルはオンライン上に保存されます。だから、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもアクセスが可能です。
また、専用アプリをダウンロードすれば、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも閲覧、更新作業ができます。最新版では、設定すればオフラインでも使うことができ、ますます便利になっています。
■複数のメンバーで閲覧、編集できる
リモートワーカーにとって、このgoogleスプレッドシートのいちばんのメリットは、ひとつのドキュメントを他のメンバーとネット上で共有できるという点にあります。
どこにいても、各々の端末から、それぞれが同じファイルを閲覧できます。
また、編集権限が付与された人は、編集も可能です。アクセスしている人は、アイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかもわかります。
つまり、googleスプレッドシートを使えば、メンバーとメールでデータファイルのやりとりをする中、お互いが修正、更新しているうちに、どれが最新のファイルだかわからなくなってしまう、というトラブルがなくなるのです。
■同時に複数で編集できる
また、googleスプレッドシートは会議中にも活躍します。
ファイルを共有し、同時に開いてさえいれば、お互いに同じファイルを見て、その場で指摘したものを全員で編集、修正しながら会議が進められるからです。「戻って修正し、あとで展開する」といった時間をムダにする状況も皆無。共同作業が可能になることで、効率が格段にアップします。
会議中にひとりが編集・修正したものを改めてサーバやメールで展開して、各々がそれを開いて、確認して……。googleスプレッドシートを使えば、こういう手間はもう必要なくなるのです。
■タスク状況もリアルタイムで共有できる
googleスプレッドシートは、タスク管理にも有効です。
管理表を作成して全員に編集できる権限を付与すれば、リモート状況であっても、それぞれの作業がどう動いているのか、アクセスさえすれば簡単に把握できます。
「あれはどうなっている？」といった確認のやりとりが不要になるので、ストレスなく作業が進められます。
また、誰かがスプレッドシートに追加入力をしたら、いちいちメールや電話で展開せずとも、メールで自動通知してくれる機能や、データにパスワードを設定できるセキュリティシステムも充実しています。
アドオンを利用すれば、データの一部をメールの本文に貼り付けて送ったり、電子印を押印したりという機能拡張も可能です。
googleスプレッドシートは、リモートワーカーにとって、テレビ電話、チャット通信とともに、円滑なコミュニケーションを実現させる三種の神器ともいえるもの。無料であるということ、アカウントさえ登録すればインストールが不要という点からも、導入はしやすいと思います。
チーム内でぜひ活用してみてください。
【リモートワーカーで成功する人のコミュニケーション術】
第1回：電話とメール、チャットツールの使い分け
第2回：レスポンスでの注意点
第3回：メールでスムーズにコミュニケーションを図る方法
第4回：契約書を取り交わすときの注意点
