テーマ：「短期業務の上手な外注方法、またその時の在宅派遣と業務委託の上手な選び方について」
所要時間：約4分
テレワーク下で増える短期スポットの案件依頼
こんにちは！高田です。
期末が近づく2月から3月の今の時期、急に繁忙期に差し掛かり、業務が回らなくなり頭を抱えているご担当者も多いのではないでしょうか。
今期はコロナ禍の影響が大きい
ユウクリでは2月以降、短期的な繁忙期を乗り切るためのご相談が増えてきています。
・急な予算消化の相談が入り、期末までの案件対応が必要になった
・担当者が体調不良のためスケジュールが遅延してしまっている
特に例年と違う点として、「案件の動きが例年と違うためスケジュールが読めずに調整がうまくいかない」という内容です。
テレワークが前提のため発注しにくい
一方で緊急事態宣言下のためテレワークがメインの会社様も多く、人材を増員しようにもいきなりのリモート対応では正直不安。
新人教育にかける時間もコストもないが、社内が疲弊し始めており困っている・・・
炎上を防ぐため、どのような体制を作り外注するのがいいか相談したい、というお話も入ってきています。
リモートだからこそのメリットを最大限に活用
リモートにもメリットがあります。
一つ目は、交通費などの余分なコストを抑えられること。
二つ目は、幅広い地域から人材を探すことができるため、スキルの高い人材をメンバーに加えることが可能なこと。
zoomやslack、chatworkなどの連絡手段も増え、各種クラウドサービスも急激に発達したため、オリエンや質問など業務上のストレスも以前に比べるとかなり減ってきています。
うまく調整すれば、リモートでも外部の力を借りて上手に繁忙期を乗り切ることができるのです。
今回は、急な繁忙期を適切に乗り切るための、即戦力となる人材確保の方法と上手な選び方についてご案内させていただきます。
繁忙期を乗り切るための増員手段
増員をしようという場合は、通常下記の順番で対策を検討していくことになります。
2.社内の別部門や退職者、過去に対応実績がある方を頼る
3.外部に頼る
まずは社内調整
業務の手が足りないという場合、最も先に考えられる方法としては自社内で調整を行うことです。
うまく連携ができるようであれば、こちらが最善策となります。
しかし忙しいときに限って業務が重なり、社内リソースが足りなくなるというのはよくあること。
また、担当者の持つ知見・業務スキルがほかのメンバーでは担保できず、社内では業務を吸収できないケースもあります。
外部に依頼する場合には、方法の検討が必要
社内で調整できない場合には外部を活用することになりますが、繁忙期で余裕がない分、やり方を間違えると炎上にもつながりかねません。
社内担当者の状況やお仕事の内容に応じて、最適な契約形態・ご依頼方法を事前に検討する必要があります。
手配・契約の方法とメリット・デメリット
外注の場合、人探しを自分で行うか誰かにお願いしてまとめてもらうかを決めることになりますが、繁忙期で時間がない状況下では、誰かにお願いをしましょう。
人を探し、マッチングするかどうかを見極めていくことには労力がかかります。
その時間を調整や準備に充て、全体の最適化を図ります。
事故のリスクを最低限にするためにも、誰かの紹介を受けるほうが安心です。
次に契約形態ですが、リモートワーク下での繁忙期対応となると、在宅派遣か業務委託を選択するケースが多くなります。
派遣契約の特徴
「担当者を頭脳として、作業の手を増やしたい場合」に最適
派遣契約の場合、あたかも自社の従業員であるかのように、対応者を直接指揮命令することができます。
優先順位が流動的に変わる中で指示を出しながら動いてほしい場合や、細かい作業を確認しながら進めたい場合は派遣での形態が適しています。
派遣のメリット
・時間内であれば必要な時に呼び出して打ち合わせを行うことができる
・何をどの順番でどのように進めるか、細かく手順や優先順位を指揮命令することができる
これにより、不透明な状況下でも柔軟に対応していくことが可能です。
派遣のデメリット
・的確な指示が求められるため、業務に対する詳細な知識・対応方法の知見が必要になる
・在宅の場合は必要に応じてパソコンや通信環境などを整備しなければならない（環境を準備してもらう相談は可能）
派遣の場合は時間を拘束しての対応が前提となるため、指揮命令者は作業者の手が空かないよう、逐一指示や確認をしていくことが必要になります。
業務委託契約の特徴
「担当者から業務を切り取って、作業をお任せしたい場合」に最適
業務委託は、成果物を「対応合計時間」or「納品物」と定義し、細かい部分はお任せするという契約です。
依頼しようと思っている業務の経験やノウハウが自身にない方、経験があっても時間がなく対応者に細かな判断をお任せしたい場合には、業務委託での形態が適しています。
業務委託のメリット
・最初のオリエンや契約時に条件を調整してしまえば、業務に対する細かい指示を行う必要がない
・受注者側との調整次第では、自分が働いていない時間帯に対応してもらうような相談もできる
これにより、繁忙期で担当者自体が動けない場合にも手軽・円滑に業務を進めることができます。
業務委託のデメリット
・指定期日までに、決定した成果物を完了させることがミッションとなるため、細かな指示はできない
→時間の拘束はできない（打ち合わせや対応の時間帯を依頼・相談することは可能）
→細かな方法、優先順位の裁量は受注者任せ（依頼や相談は可能）
業務委託は派遣とは逆に、逐一の指示ができません。（期日を細かく分けるなどは可能です）
契約形態判断の方法は？
派遣と業務委託ではクリエイターのスタンスも変わりますので、状況に合わせて雇用形態を決めることは非常に重要です。
どちらの方法がよいか判断に迷う場合には、下記の観点から現状を整理することで、最適な方法が分かります。
↓YES（下へ） NO→→→業務委託
↓
YES→→→派遣 ↓NO（下へ）
↓
YES→→→派遣 NO→→→業務委託
業務に関する注意点は？
依頼時は、できるだけ「わかりやすい業務」か「独立できる業務」を
繁忙期に短期スポットのお仕事をご依頼する場合には、以前の対応例があるものや、参考資料や手順書が準備・説明できるものがベストです。
分かりやすい業務であればあるほど、オリエンの時間を減らしつつパフォーマンスを上げることができます。
業務の背景や方向性からすり合わせから必要なものや、イメージがはっきりしておらず人によって受け取り方が大きく違ってしまいそうなものは、逆に時間がかかってしまうことがあります。
画面を見ながらの説明や、進捗を見える化した情報共有が有効
初動の打ち合わせ時は、zoomなどを使って画面を共有しながらやりとりするとスムーズです。
またスプレッドシートやTodo管理ツールを利用して進捗を把握することで、漏れや行き違いが防げます。
打ち合わせの時間が取れない場合、loomなどで録画画面を共有するのも一手。
また、データの制作ルールや整理方法などは会社によって違うことが多いので、こちらの説明をきちんと行うことも重要です。
あらかじめ入稿ルールや手順書を作っておくと、いざというときに役立ちます。
ユウクリの「クリプラス」サービス
ユウクリでは数日単位からの短期・スポットでの案件を専門に「クリプラス」というサービスを展開しており、どちらの雇用形態にも対応が可能です。
数多くの短期スポットのクリエイティブ案件に対応してきている知見から、依頼業務と相性の良いクリエイターの見極めを行い、できるだけリスクを低減したご提案に定評があります。
在宅派遣と業務委託、いずれの雇用形態の場合でも、短期スポットの案件にご提案する人材はすでにフリーランサーとして活躍されている方が多いため、機材準備なども安心してお任せすることができます。
業務がすでに圧迫しているという企業様、社員が疲弊してしまう前に、ぜひユウクリにご相談ください。
担当コンサルタントが、最適な雇用形態とマッチする人材、業務の進め方などをご提案させていただきます。
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